Programas para organizarte y gestionar proyectos

¿Cuánto tiempo has perdido buscando emails para saber el estado de una tarea pendiente? ¿Te agobia tener tantas cosas que hacer y no saber por dónde empezar? ¿Tienes la sensación de no tener el control?

Uno de los grandes retos para ser eficiente en el trabajo es estar organizado, saber en todo momento cómo evoluciona un proyecto y si se están cumpliendo los hitos marcados. 

Antes del teletrabajo podíamos solucionarlo con reuniones presenciales, muchos emails, pizarras con cientos de post-it y apuntes en agendas o cuadernos, pero cuando llegó el momento de teletrabajar se evidenció que ese sistema no es eficiente, necesitamos trasladarlo a la nube para tener acceso desde cualquier lugar.

En los departamentos más técnicos ya era común contar con programas en la nube que aplican la metodología Scrum, sistemas de Tickets y complejos reportings como Jira, pero en departamentos menos tecnológicos el proceso ha sido más difícil. 

En este post os presentamos una serie de aplicaciones en la nube que os pueden ayudar a ser más eficientes y haceros la vida un poco más fácil en el trabajo. 

Los reyes de la pista son Teams y Google Workspace

Ambos sistemas de trabajo colaborativo de Microsoft y Google incluyen email corporativo, chats, repositorio de archivos on line, programas de ofimática para documentos, presentaciones, hojas de cálculo y portales webs. 

Lo más importante es que permiten compartir, comunicarse y colaborar con todos los miembros que estén dados de alta en su sistema, controlando en todo el momento con quién se comparte la información. Ambos sistemas permiten invitaciones a externos. Si además el usuario quiere añadir funcionalidades extra a su plataforma Teams, puede integrar los servicios de operador de LCRcom, teniendo la capacidad de cursar llamadas con numeración nacional, IVR, etc..

Pero llega un momento en que esto no basta y necesitas ayuda para poder organizar toda la documentación creada en ambos sistemas. Los siguientes programas se pueden conectar con Teams y Google para ayudarnos a gestionar proyectos y todo el conocimiento generado. Y también tienen aplicaciones para Android e IOS que ayudan a poder acceder desde cualquier dispositivo con Internet.

Trello – Gestión de proyectos

Trello es una aplicación de gestión de proyectos, que gracias a una experiencia de usuario muy intuitiva, comprender su funcionamiento no te robará demasiado tiempo. Usa tableros como base para poder gestionar proyectos, con unas tarjetas que se ordenan por columnas. En cada tarjeta puedes incluir documentos, comentarios, crear listas de tareas, asignar a usuarios… para que los miembros del equipo puedan consultarlo siempre que sea necesario.

Una forma habitual de ordenar un tablero es crear una columna por cada estado de una tarea ( Solicitado / Pendiente de hacer / En proceso / Pendiente de aprobación / Terminado) y crear una tarjeta por cada tarea pendiente, por ejemplo: revisar una Base de Datos asignada a un compañero. Así, cualquier persona del equipo sabe al momento si tiene pendiente gestionar alguna tarea.

Permite saber cual es el estado de cada tarea pendiente de una forma muy visual. Es un programa gratuito y con versión de pago que aumenta funcionalidades.

Notion – All in one place

Es una plataforma extensa y complicada cuando comienzas a usarla. Tiene como base paginas que puedes configurar como quieras, puedes hacer que sean páginas de notas, tableros como los de Trello, Wikis para compartir conocimiento, blogs, listas de archivos, Diagramas de Gant… todo lo que se te ocurra. 

Notion, permite organizar todo el conocimiento que se va generando en una empresa de forma intuitiva, añadiendo la gestión de proyectos y tareas. Requiere dedicación para configurar cada apartado, pero una vez que está todo creado ahorra muchísimo tiempo.

Se integra directamente con Outlook, la lista de tareas de Teams, con los archivos de Google o Office, con Figma, Github,…

Cuenta con una versión gratuita muy extensa y otra de pago con funcionalidades avanzadas.

El ritmo trepidante de las empresas en la era digital no permite parar, analizar, organizar y compartir el conocimiento de forma adecuada. Parece que saltarse esa fase va a permitir ir más rápido, pero es una ilusión. Según crece la información y se multiplican los proyectos los empleados se sienten perdidos, abrumados  y dejan de ser eficientes sin quererlo.

El conocimiento de una empresa ha de estar ordenado y accesible para sus empleados de una forma sencilla e intuitiva, aportando una sensación de pertenencia y permitiendo a todos sus trabajadores identificarse más con la marca. La gestión de proyectos tiene que facilitar al equipo el conocimiento sobre el estado de cada tarea, reconocer problemas para afrontarlos y tener métricas de efectividad. 

Usar recursos y tiempo para organizarse en una empresa es fundamental, no sólo para ser eficiente, es imprescindible para aumentar la productividad de los trabajadores, la sensación de control sobre las tareas y proyectos realizados y poder disfrutar del día a día en el trabajo.

 

 

Veronica Tapia,

Visual Designer 

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